Soms is het strategisch handig om te investeren in individueel contact met bewoners. Doe je een pilot met weinig woningen? Dan kan het afleggen van huisbezoeken de meest handige vorm zijn om bewoners te informeren over de voorgenomen plannen en informatie te verzamelen. Of misschien is de relatie die je hebt met bewoners niet optimaal en wil je huisbezoeken afleggen om vertrouwen terug te winnen. Weten wat er speelt achter iedere voordeur is een investering aan de voorkant die zich terugverdiend in de loop van het project. Waar let je op als je op huisbezoek gaat?
Voorbereiden
Persoonlijk contact begint bij het maken van een afspraak. Je kunt een brief of e-mail met antwoordmogelijkheid sturen met de vraag wanneer je langs kunt komen, maar telefonisch werkt vaak toch het prettigst. Bespreek ook alvast wat er tijdens het bezoek aan bod komt. Zo kunnen bewoners zich alvast voorbereiden en haal je het maximale uit je bezoek. Stuur na het maken van een afspraak een brief of e-mail ter bevestiging van de afspraak met daarin hoe bewoners zich voor kunnen bereiden.
Eerst goed luisteren
Kies je ervoor bewoners persoonlijk te informeren over het voornemen om te renoveren? Voordat je begint met het enthousiasmeren van de bewoners voor renovatie is het verstandig om eerst goed naar hen te luisteren. Zijn er zaken in het verleden gebeurd waar zij het over willen hebben? Welke wensen en behoeften hebben zij ten aanzien van hun woning? Door een luisterend oor te bieden, is er in veel gevallen daarna meer interesse en bereidheid ook te luisteren naar de ambities en belangen van de woningcorporatie. Onderwerpen en vragen die aan bod kunnen komen tijdens een eerste huisbezoek zijn:
- Aanleiding van het project (waarom).
- Wat vind je van de woning nu? Wat is prettig aan het huis en wat niet?
- Hoe is het comfort van de woning?
- Wat vind je mooi en wat vind je lelijk aan de woning?
- Welke wensen en behoeften heb je ten aanzien van je woning?
- Hoe kijken zij aan tegen een (ingrijpende) renovatie?
- Hoe is de geestelijke / fysieke gesteldheid van de bewoners?
- De ambitie en belangen van de corporatie (bijvoorbeeld de energie-ambitie)
- Hoe is de energierekening?
- Hoe kijk je aan tegen isoleren van de woning of bijvoorbeeld het plaatsen zonnepanelen?
- Hoe wil je het liefst benaderd worden (communicatiemiddelen / -vormen)?
- Eventueel werven voor een Klankbordgroep/Kwaliteitsteam.
De uitkomst van de huisbezoeken is waardevolle input voor de verdere loop van het traject. Zorg ervoor dat deze informatie toegankelijk is voor het projectteam, zonder dat dit inbreuk maakt op de privacy van de bewoners.
Een luisterend oor is effectiever dan een rijtje argumenten. – BAM Woningbouw
Vastleggen afspraken
Bevestig altijd schriftelijke gemaakte afspraken en opgedane informatie met bewoners. Dit kan zowel op papier als digitaal. Wanneer je gebruik maakt van papier, is het geen slecht idee om gebruik te maken van een doordruk formulier. Hierop kun je direct alle afspraken noteren. Na afloop laat je een kopie achter voor de bewoner en je hebt een kopie voor jezelf. Een modernere aanpak is natuurlijk een tablet of laptop, waarbij je alle informatie en afspraken direct digitaal hebt en kan delen. Maak gebruik van het medium dat het beste past bij de desbetreffende bewoner. Let bij het doorsturen naar derden op privacy gevoelige informatie.