Een kennismaking kun je op veel verschillende manieren organiseren. Bijvoorbeeld door middel van een leuke activiteit op locatie of een gezellige bijeenkomst op een bijzondere locatie in de buurt. Denk bijvoorbeeld aan een barbecue. Hoe dichter bij de bewoners, hoe groter de kans dat zij aanwezig zullen zijn. Is er dichtbij geen goede locatie? Kies dan een bijzondere locatie in de buurt, bijvoorbeeld een theater, kerk of restaurant. De locatiekeuze kan behoorlijk van invloed zijn op de sfeer en energie. Voorkom dus suffe schoollokaaltjes en kantoorruimten.

Belangrijk is dat alle mensen die aan het project gaan werken, aanwezig zijn. Op alle niveaus, dus inclusief bewoners. Denk hierbij aan: huidige (of zelfs toekomstige) bewoners, een klankbordgroep of andere vorm van bewonersvertegenwoordiging, gemeente(lijke afdelingen), bouwer(s), netbeheerder, energieleveranciers, opbouwwerk, jongerenwerk, zorgverleners, collega’s, externe adviseurs (o.a. Stroomversnelling), media. Stel jezelf de vraag: sla ik iemand over?
Afhankelijk van de buurt, type bewoner en het type project, wordt gekeken of en op welke manier bewoners worden betrokken. Is er een actieve bewonersvereniging? Betrek hen dan bij de organisatie.

Bepaal van tevoren wat de uitkomst moet zijn van deze dag en zorg dat er van tevoren een duidelijk perspectief is op het vervolg. Mogelijke uitkomsten zijn bijvoorbeeld:

• Een stakeholderanalyse (Wie heeft welke belang?).
• Verdieping van de Notitie Bewonerswensen [link]
• Vervolgafspraken over onderwerpen die aan bod komen tijdens vervolgbijeenkomsten.
• Ideeën om alle bewoners zo goed mogelijk te informeren en betrekken.

Zorg ervoor dat alle partijen een duidelijke rol hebben in de voorbereiding én de uitvoering. Betrokkenheid bij het project start hier. Iedereen moet zich uitgenodigd voelen een bijdrage te leveren. Het is ook belangrijk om na de kennismaking snel in actie te komen en dat er een terugkoppeling volgt naar alle betrokken die er niet bij konden zijn. Zorg dat iemand hiervoor verantwoordelijk is.

Reality game
Nyenrode is van meet af aan betrokken bij Energiesprong en heeft veel onderzoek gedaan naar verduurzaming van de gebouwde omgeving. Dit heeft geresulteerd in een aantal publicaties en masterclasses, waaronder de reality game ‘Energiebesparing bestaande woningbouw’. In deze game zijn geleerde Energiespronglessen gebruikt en ervaart de deelnemer zelf de complexiteit van de opgave en de kracht van samenwerken. Het doel is om overeenstemming te krijgen over een gemeenschappelijk gedragen ambitie voor de renovatie van een complex onder leiding van een spelleider en observator.

• Thema’s: Scope verbreden, fusie van belangen, samenwerken, bestaande kennis gebruiken.
  
• Vorm: Masterclass Reality Game, een dagdeel, 8 – 12 personen. 4 teams: aanbodzijde, corporatie, bewoners en gemeente.
  
• Resultaat: Inzicht in de kansen en de complexiteit van de (Nul op de Meter)opgave en van samenwerken ervaren, inspiratie en nieuwe inzichten. Nadien verslaglegging met observaties en aanbevelingen.
  
• Kosten: € 2.400,-

Meer informatie: http://www.homemates.nl/producten/reality-game-energiebesparing-bestaande-woningbouw/

Is er een klankbordgroep van bewoners opgericht? Dan is het natuurlijk logisch dat zij ook bij de kennismaking aanwezig zijn. Zorg er wel voor dat zij niet ondergesneeuwd worden door alle aanwezige professionals en in de luisterstand worden gedwongen. Geef hen een duidelijke rol tijdens de kennismaking. Het kan ook een goed idee zijn een aparte kennismaking te organiseren voor uitsluitend de klankbordgroep en de projectleider.