13 mrt Bewonersparticipatie bij verduurzaming van VvE’s

In de vierde aflevering van de serie ‘Bewonersinteractie’ spreken we met Mimi Slauerhoff. Mimi is onder andere VvE adviseur bij VVE 010 en betrokken bij een vijftal experimentele begeleidingstrajecten van VvE’s. Voor VvE´s is het nog niet altijd mogelijk direct de stap te maken naar nul-op-de-meter omdat passende financieringsconstructies ontbreken. De intentie om grote stappen te zetten op het gebied van energiebesparing en –opwek is er wel, weet Mimi uit ervaring. Mimi was betrokken bij het nul-op-de-meterproject van VvE Lindehoven in Apeldoorn om de bewonersparticipatie op te starten. Daarnaast is zij betrokken bij VvE Platostraat in Rotterdam, waar op het moment van schrijven een renovatievoorstel ligt en naar financiering gezocht wordt. Hoe pakt Mimi bewonersparticipatie aan? Waar is volgens haar bijzondere aandacht voor nodig als het gaat een participatieproces met VvE’s?

Alle bewoners betrekken

“De wens om iets met energiebesparing te doen of zelfs energie op te wekken begint meestal bij één of een paar enthousiastelingen in een VvE-complex”, vertelt Mimi. “Zij denken vaak dat zij eerst alles uitgezocht moeten hebben, voordat zij hierover met hun medebewoners kunnen communiceren. Ze zijn huiverig dat zij hun buren niet meekrijgen, als zij met lege handen of slechts een vaag plan aankomen. Het tegenovergestelde is vaak waar. Voordat ik als procesbegeleider aan de slag ga, stel ik de voorwaarde dat eerst alle bewoners uitgenodigd worden voor een bijeenkomst. Ik start meestal met gesprekken in kleine clubjes en stel vragen als: Waarom woon je hier graag? Waar heb je last van? We inventariseren wat bewoners vinden van zowel hun woning als van het complex en de omgeving. Op deze manier krijgen we een goed beeld van wat er leeft binnen de VvE. En uiteraard informeren we bewoners wat een ingreep als nul-op-de-meter betekent voor het gebouw en rekenen we in grote lijnen voor wat dit betekent voor hun woonlasten. Uiteindelijk kun je een fantastisch plan hebben, maar je hebt voldoende bewoners nodig die instemmen om tot een besluit te komen. Als je niet alle bewoners vanaf het begin betrekt, is het lastig om hen later weer aan te laten haken. Ik merk dat ook de enthousiastelingen waarmee het proces startte uiteindelijk blij zijn dat we tóch in een vroeg stadium alle bewoners hebben betrokken.”

Samenwerkingsovereenkomst

“Een belangrijke stap in het begin van het proces is voor mij het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst. Hierin wordt de rolverdeling duidelijk. Er moet echt capaciteit zijn bij de mensen die in het VvE-complex wonen om het proces ‘te trekken’. Zo zijn er mensen nodig voor de klankbordgroep. Vaak starten we een duurzame commissie waaraan bewoners actief deel kunnen nemen. Ik ben hierin slechts een adviseur, de bewoners zelf zijn leidend. Samen stellen we een samenwerkingsovereenkomst op waarin zij persoonlijk tekenen om voor een bepaalde periode tijd vrij te maken. In de overeenkomst staat ook duidelijk de rol van een eventuele beheerder beschreven. Zo is voor het VvE bestuur duidelijk dat zij opdrachtgever is van de beheerder. Die rolverdeling kan door de jaren heen nog wel eens onduidelijk zijn. Ik vraag ook de gemeente de overeenkomst te tekenen. Zij tekent bijvoorbeeld voor een subsidie voor de procesbegeleiding of zegt toe dat iemand van de welstandscommissie of een vergunningsverlener aanhaakt. Een samenwerkingsovereenkomst maakt voor de VvE helder wat er bij het proces komt kijken. Zijn er bijvoorbeeld extra algemene ledenvergaderingen (ALV’s) nodig? Krijgt de beheerder meer taken en betekent dit iets voor de kosten? Het helpt om tijdens een bewonersavond de samenwerkingsovereenkomst te bespreken, zodat voor iedereen duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is.”

Keuze maken

“Een spannend deel in het proces zijn de presentaties van nul-op-de-meterplannen door de aanbieders voor de bewoners. Bewoners zijn geen professionele opdrachtgever en het kan voor hen lastig zijn de plannen met elkaar te vergelijken daarom  zorgen we soms voor een onafhankelijke adviseur die de plannen inhoudelijk met elkaar vergelijkt. De aanbieders weten vooraf op welke vragen zij beoordeeld gaan worden. Zij houden daar rekening mee in hun bidboek en hun presentatie. Ook dit zorgt ervoor dat bewoners makkelijker de plannen kunnen vergelijken.. Tijdens de  presentaties is er ruimte om inhoudelijk vragen te stellen en maken alle bewoners (of een afvaardiging van de bewoners zoals een klankbordgroep) een keuze. Vervolgens zal alle leden in de algemene leden vergadering gevraagd worden in te stemmen met het plan van de geselecteerde partij. Het is ontzettend belangrijk dat hier genoeg bewoners bij aanwezig zijn anders kan er geen beslissing genomen worden. Hoeveel bewoners er precies aanwezig moeten zijn om een beslissing te kunnen nemen, staat vastgelegd in de splitsingsakte van de VvE. Dit kan per VvE verschillen. Soms moet bijvoorbeeld 2/3 van alle bewoners aanwezig zijn en moet 2/3 of zelfs 3/4 met de keuze instemmen. Gelukkig maak ik tot nu toe mee dat bewoners met percentages tussen 80 en 90 % instemmen met de plannen. Na het maken van de eerste keuze begint het pas écht. De VvE tekent een intentieverklaring met de aanbieder, die vervolgens de plannen uitwerkt naar een definitieve aanbieding.”

De rechter kijkt mee

“Eén van de belangrijkste uitdagingen is het ‘vertalen’ van de inhoudelijke uitkomsten gedurende het proces naar begrijpelijke taal richting alle bewoners. Een actieve commissie weet inhoudelijk veel meer dan de bewoners, maar die moet haar medebewoners steeds bijpraten en meenemen in het proces. De VvE is zelf verantwoordelijk voor de communicatie naar de leden. De manier waarop gecommuniceerd wordt, vind ik ontzettend belangrijk. Elk VvE-lid mag na een besluit naar de rechter gaan die een besluit tot een maand later ongedaan kan maken. Een rechter kijkt ook expliciet naar de communicatie. Heeft het bestuur geluisterd? Heeft het lid een inhoudelijk antwoord gekregen? Soms moet ik wel eens ingrijpen als er een boos of emotioneel mailtje vanuit het bestuur van de VvE verstuurd dreigt te worden. Want de rechter kijkt mee, zeg ik dan!”

Groepsdynamiek

“Het is een leerproces voor bewoners. Veel bewoners zijn anders gaan kijken naar standpunten die zij aan het begin van het proces hadden. Op het moment dat je mensen bij elkaar brengt, gebeurt er iets. Je hebt te maken met groepsdynamiek. Die groepsdynamiek bepaalt hoe wij de bijeenkomsten aanvliegen. Als je wilt weten wat mensen in het begin van de voorgenomen plannen vinden, heeft het bijvoorbeeld weinig zin om een enquête te sturen. Je kan dan beter de mensen samenbrengen. Als je mensen samen zet wordt hun mening namelijk samen gevormd. Daar heb je in de regel meer aan dan een enquête die ieder op zichzelf invult. We gebruiken liever de groepsdynamiek om de algemene mening van mensen te vormen over het project. Om een voorbeeld te noemen: er is altijd wel iemand die ergens tegen is en lang blijft mopperen en roepen. Dit ondanks de persoonlijke gesprekken die je hebt gevoerd en het luisterend oor dat je geboden hebt. Een gesprek in een grote groep is vaak het meest effectieve middel om het tij te keren. Op voorwaarde dat alles natuurlijk inhoudelijk klopt en je voldoende transparant bent geweest”, vertelt Mimi.

Meer informatie & cursussen

Mimi Slauerhoff geeft met architecte Corine Erades, cursussen voor VvE’s (leden) die willen verduurzamen. VvE’s leren hier onder andere praktische vaardigheden, zoals het procesmatig voeren van ledenvergaderingen. Neem voor meer informatie contact met haar op. Verspreid over 2018 bieden MetropoolregioRotterdamDenHaag & DRIFT’s Transition Academy een reeks open toegankelijke bijeenkomsten rondom de begeleiding van VvE’s op weg naar E=0. De volgende editie ‘Betekenis geven aan getallen’ vindt plaats op 16 maart. De deelname is gratis en aanmelden kan bij m.bal@mrdh.nl. Kijk voor meer informatie op: https://drift.eur.nl/nl/vves-als-missing-link-voor-de-energietransitie/

Geschreven door Martin van Briemen