We moeten ons realiseren dat Nul op de Meter woningen (op dit moment) een flinke impact hebben op de huidige situatie. Denk aan zelf aangebrachte voorzieningen die gaan verdwijnen, zoals het kattenluikje of de dakkapel die niet niet meer in het ontwerp terugkomen. Het beperken van dit soort vrijheden leidt vaak tot weerstand. Er zullen keuzes gemaakt moeten worden waar niet iedereen het mee eens is. Door hier open en eerlijk met elkaar over te communiceren, ontstaat wederzijds begrip en concensus.

“Elke woning, elk mens is anders. Er bestaat geen eenheid, iedereen heeft zijn eigen wensen en meningen. Renovatie is maatwerk. Natuurlijk, je kunt een basisoplossing bedenken, maar de verschillen kom je te weten door onderzoek, niet door aannames.” – Kim Verschuren, procesbegeleider bewonerscommunicatie voor De Goede Woning (Apeldoorn)

In deze fase is het belangrijk om duidelijk te zijn welke invloed bewoners hebben op het renovatieplan. Waarover wordt en waarover wordt niet gesproken? Mogen bewoners alleen meedenken, adviseren of ook daadwerkelijk meebeslissen? Maak hierover duidelijke afspraken en zorg ervoor dat iedereen hier voorafgaand aan bijeenkomsten van op de hoogte is.

Is de bouwer bekend of zijn er meerdere bouwers betrokken? Waarschijnlijk is dan ook in grote lijnen bekend welke producten, technieken en aanpak zij hebben voor de Nul op de Meter renovatie. Elk project en woonsituatie is anders een daarom is maatwerk nodig. Kijk daarom samen met bewoners naar aanpassingen, aanvullingen en stappen die nodig zijn om tot een voorlopig renovatievoorstel te komen.

In de voorafgaande fase heb je waarschijnlijk geïnventariseerd hoe bewoners aankijken tegen hun woning en de woonomgeving. Daarmee heb je een goed beeld gekregen van de vragen, klachten, eisen, wensen en behoeften die bewoners hebben. In het hoofdstuk Notitie Bewonerswensen bespreken we dit uitgebreid. Bij het ontwikkelen van een renovatievoorstel kun je deze notitie gebruiken als leidraad. Je kunt de notitie gebruiken om keuze’s te maken om het product (de Nul op de Meter woning) en het proces zo goed mogelijk aan te laten sluiten op wensen en behoeften van bewoners. Het is een naslagwerk om gedurende de ontwikkeling van het renovatievoorstel te toetsen of belangen van bewoners voldoende meegenomen worden. En het kan gebruikt worden om te bepalen welke onderwerpen in deze ontwikkelfase in samenspraak met bewoners aan bod moeten komen.

Ga je individueel of met alle bewoners tegelijk in gesprek? Of heb je een klankbordgroep van bewoners opgericht? Bedenk goed in welke vorm je met elkaar in gesprek gaat. Doe je dit bijvoorbeeld in de vorm van thematische bijeenkomsten of kun je ook bepaalde onderwerpen online met elkaar bespreken? Soms is het handig om kleine zaken snel af te kunnen tikken of snel feedback te kunnen vragen. Je kunt hiervoor misschien wel een Facebook- of Whatsappgroep starten of gebruik maken van een projectmanagement tool als Basecamp of Azendoo. Mailen werkt natuurlijk ook, maar in de praktijk gaat mailen met een groep groter dan 5 mensen vaak de mist in. Iemand vergeet op reply to all te klikken en zo lopen gesprekken langs elkaar heen. Een forum werkt dan beter.

Vergeet niet dat bewoners vrijwillig en uit eigen interesse meedoen aan een klankbordgroep of participatieproces in het algemeen. Maak het dus ook een beetje leuk en gezellig. Zorg voor een sfeervolle aankleding en zorg voor lekkere koekjes en drankjes. Bewoners doen dit in hun vrije tijd!

Hoewel het belangrijk is voor een goed verloop van de co-creatie is het vrijwel nooit mogelijk om iedereen op één moment bij elkaar te brengen. Maar het is wel belangrijk dat iedereen goed op de hoogte is van nieuwe kennis, uitkomsten van discussies, nieuwe vragen, keuzes en beslissingen. Zorg dus steeds voor een duidelijke, volledige en snelle verslaglegging. Bied steeds de mogelijkheid om eenvoudig te kunnen reageren op de terugkoppeling. Verzamel alle terugkoppelingen op een voor iedereen toegankelijke plek. Bijvoorbeeld op een projectwebsite, gedeelde digitale map of projectmanagementtool. Dit biedt een mooi naslagwerk van het proces en je kunt hier naartoe verwijzen wanneer er vragen of meningsverschillen ontstaan over onderwerpen die reeds beantwoord of al vaak besproken zijn.

Bedenk goed dat een klankbordgroep of andere vertegenwoordiging van bewoners nooit voor alle bewoners binnen het project kan spreken. Houd alle bewoners goed op de hoogte van het proces en laat hen tussentijds reageren op plannen en keuzes. Gebruik dit als input voor een volgende bijeenkomst of andere vorm van co-creatie. Koppel terug aan bewoners welke wensen wel en welke niet meegenomen worden. En communiceer open en duidelijk welke discussies er nog leven. Wellicht kunnen bewoners door hun mening te geven hier invulling aan geven?

Er ligt een voorlopig renovatievoorstel waarin duidelijk is hoe de woning eruit komt te zien, welke technieken worden toegepast, etc. In het beste geval zijn wensen van bewoners zo goed mogelijk verwerkt. Ook zijn in overleg met (een afvaardiging van) bewoners en alle andere betrokken partijen keuzes gemaakt om het concept van de bouwer op maat te maken voor dit project. Tijd voor een goede terugkoppeling naar alle bewoners.

Op welke manier ga je alle informatie over de huidige plannen zo goed mogelijk overbrengen? Met individuele huisbezoeken? Misschien met een mooie brochure of zelfs een virtual reality ervaring? Organiseer je misschien een inloopbijeenkomst of kies je voor een fancy presentatie op locatie? Bedenk in ieder geval dat het vrijwel nooit lukt iedereen op hetzelfde moment te bereiken. Kies dus voor verschillende communicatiemiddelen en zorg ervoor dat de hoeveelheid informatie past bij het middel en (het kennisniveau van) de doelgroep. Onderwerpen die aan bod kunnen komen zijn:

• Welke processtappen zijn er gemaakt?
• Wat is er gebeurd met de inbreng van bewoners?
• Hoe ziet de voorgenomen Nul op de Meter renovatie eruit?
• Welke individuele keuzes zijn er?
• Wat vindt u van het voorlopig renovatievoorstel?

Benadruk dat het om een voorlopig renovatievoorstel gaat en dat deze fase bedoeld is om te toetsen of er zaken zijn die nog aandacht verdienen in het definitieve plan.

Dit is het moment om vragen, opmerkingen, individuele situaties en klachten te verzamelen. Richt je communicatie- en participatieinstrumenten daarop in. Wees duidelijk over de status van het plan: het is een voorlopig plan en er is ruimte voor aanpassingen wanneer dat nodig is. Maar communiceer ook duidelijk welke onderdelen 100% vastgesteld zijn en niet meer kunnen veranderen. Leg, wanneer nodig, ook uit waarom.

Zorg voor een duidelijke loket waar bewoners terecht kunnen en maak het hen zo makkelijk mogelijk om te reageren. Denk aan een antwoordformulier met gefrankeerde envelop, een digitale enquete, een e-mailadres en/of direct telefoonnummer. Structureer alle reacties op onderwerp en gebruik dit als input voor een bijeenkomst met het projectteam en/of klankbordgroep om te komen tot een definitief ontwerp.

Vergeet niet een terugkoppeling te sturen naar alle bewoners!

Is één bewoner tegen of zijn enkele bewoners fel tegen de voorgenomen plannen? Maak in beide gevallen een persoonlijke afspraak, het liefst bij de bewoner thuis. Gebruik deze afspraak om te luisteren naar de bezwaren. Probeer niet meteen te overtuigen waarom het wél een goed plan is. Wellicht zit het bezwaar in een eenvoudig op te lossen individuele aanpassing? Misschien is bepaalde informatie niet goed overgekomen? Soms kan persoonlijke aandacht het vertrouwen in het project herstellen. Zorg er steeds voor dat de gemaakte afspraken vastgelegd en teruggekoppeld worden naar alle relevante partijen. Een ouderwets doordrukformulier waarbij er een kopie voor de bewoner achtergelaten wordt, kan heel goed werken!